KI-Beratung: was sie liefern muss, damit sie etwas wert ist
Wer eine KI-Beratung einkauft und eine Liste von Werkzeugen zurückbekommt, hat eine Produktvorstellung bezahlt. Eine Beratung beginnt an der anderen Stelle: bei der Arbeit, die heute zu lange dauert.
Das Wichtigste in Kürze
Eine KI-Beratung ist brauchbar, wenn sie an Prozessen ansetzt und nicht an Produkten. Der erste Schritt ist immer eine Messung: Wie viele Stunden gehen heute wohin, und welche davon sind Wiederholung?
Im Ergebnis gehören drei Dinge: zwei bis drei Anwendungsfälle mit Stundenschätzung, eine Aussage zum Umgang mit Personendaten und Berufsgeheimnissen, und eine klare Liste der Vorhaben, von denen abgeraten wird.
Vier Reifegrade — und was auf jeder Stufe zu tun ist
Die Stufen lassen sich nicht überspringen. Wer bei Stufe eins steht und Stufe vier einkauft, zahlt für ein Gerüst ohne Haus.
Stufe eins ist der teuerste Zustand
In den meisten Betrieben nutzen einzelne Mitarbeitende längst etwas — mit privaten Konten, ohne Regeln, ohne dass jemand weiss, welche Daten dabei das Haus verlassen. Dieser Zustand kostet nichts und ist trotzdem der teuerste: Er bringt keine messbare Zeitersparnis, weil nichts geteilt wird, und er erzeugt gleichzeitig das volle Risiko im Umgang mit Personendaten.
Der Schritt auf Stufe zwei ist deshalb der mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung: ein Firmenzugang, eine schriftliche Regel darüber, was hinein darf und was nicht, und eine halbtägige Schulung an den eigenen Aufgaben. Danach lässt sich überhaupt erst messen, wo etwas spart.
Wo künstliche Intelligenz im KMU trägt und wo nicht
| Aufgabe | Eignung | Begründung |
|---|---|---|
| Angebote und Offerten aus Textbausteinen | hoch | wiederkehrende Form, Fehler fallen beim Lesen auf |
| Protokolle und Zusammenfassungen | hoch | Mensch prüft gegen eigene Erinnerung |
| Rechnungen und Belege erfassen | mittel | spart viel, braucht aber Prüfregeln und Betragsabgleich |
| Erstauskunft am Telefon und per Mail | mittel | trägt bei klaren Fragen, braucht Übergabe an Menschen |
| Übersetzungen in der Firmensprache | hoch | Begriffe lassen sich vorgeben und prüfen |
| Rechtliche oder medizinische Auskunft | keine | Fehler fallen nicht auf und haften beim Betrieb |
| Zahlen aus mehreren Systemen rechnen | keine | dafür gibt es Abfragen, die immer dasselbe Ergebnis liefern |
| Personalentscheide vorsortieren | keine | rechtlich heikel, Verzerrungen schwer nachweisbar |
Was im Ergebnis stehen muss
- zwei bis drei Anwendungsfälle mit geschätzten Stunden je Monat, nicht zehn Ideen
- je Fall die Angabe, wer prüft, bevor etwas das Haus verlässt
- eine Aussage zu Personendaten: welche Daten wohin gehen, in welchem Land sie liegen, wer Zugriff hat
- die Kosten über zwölf Monate, Lizenzen und Arbeitszeit getrennt
- ein Abbruchkriterium: woran erkennen wir nach drei Monaten, dass es nicht trägt
- eine Liste der Vorhaben, von denen abgeraten wird, mit Begründung
Der Teil, den fast alle überspringen
Eine Zeitersparnis, die niemand messen kann, ist keine. Deshalb gehört vor den ersten Einsatz eine schlichte Messung: Vier Wochen lang notieren drei Mitarbeitende, wie lange sie für die betreffende Aufgabe brauchen. Danach lässt sich vergleichen. Ohne diesen Nullpunkt wird jede Bewertung ein Gefühl.
Der zweite häufig übersprungene Teil ist die Prüfstelle. Jeder Ablauf, dessen Ergebnis nach draussen geht, braucht einen Menschen, der gegenzeichnet — nicht aus Misstrauen, sondern weil die Haftung ohnehin im Haus bleibt. Wo diese Stelle fehlt, wird der erste Fehler teurer als die Ersparnis eines ganzen Jahres.
Eine Beratung, die mit Messung, Anwendungsfällen und Abbruchkriterien arbeitet statt mit Werkzeuglisten, beschreibt die Swiss IT Management AG unter KI-Beratung für Unternehmen.
Aus der Praxis: zwei Fälle, ein Nein
Ein Betrieb mit 26 Mitarbeitenden wollte drei Dinge: Offerten schneller schreiben, Telefonate erfassen, und eine Auswertung, welche Kunden abwandern.
Umgesetzt wurden die ersten zwei. Beim dritten Punkt lag das Problem nicht im Verfahren, sondern in den Daten: Die Kundenhistorie lag in drei Systemen mit unterschiedlichen Kundennummern, und Abwanderung war nirgends erfasst. Der Vorschlag war, zuerst die Nummern zusammenzuführen und zwölf Monate Daten zu sammeln — eine Aufgabe für eine Datenbank, nicht für ein Sprachmodell.
Nach fünf Monaten: Offerten von 95 auf 40 Minuten, Protokolle rund sechs Stunden im Monat gespart. Der dritte Punkt ist weiterhin offen, aber nicht mehr falsch angegangen.
Die Schulung ist der Teil, an dem es scheitert
Betriebe, die einen Firmenzugang einkaufen und keine Schulung durchführen, sehen nach drei Monaten eine Nutzung von zehn bis zwanzig Prozent der Belegschaft. Die Lizenzkosten laufen für alle. Das ist der häufigste Weg, mit dem ein KI-Vorhaben scheitert, ohne dass etwas kaputtgeht.
Was funktioniert, ist unspektakulär: ein halber Tag an den echten Aufgaben des jeweiligen Teams, nicht an Beispielen aus einer Präsentation. Die Buchhaltung arbeitet an ihren Mahnungen, der Verkauf an seinen Offerten, die Geschäftsleitung an ihren Protokollen. Dazu eine Sammlung geprüfter Vorlagen, die im Haus liegt und wächst.
Der zweite Teil ist die Erlaubnis, es im Alltag zu benutzen. Wo Mitarbeitende den Eindruck haben, Hilfe zu verwenden sei ein Eingeständnis, wird nichts verwendet. Diese Haltung ändert sich nicht durch Technik, sondern dadurch, dass die Geschäftsleitung sichtbar selbst damit arbeitet.
Häufige Fragen
Was kostet eine KI-Beratung für ein KMU?
Eine Standortbestimmung mit Messung, zwei bis drei Anwendungsfällen und Datenschutzteil liegt bei zwei bis vier Beratungstagen. Die anschliessende Einführung auf Stufe zwei kostet meist weniger als die Beratung selbst, weil es im Kern um Zugänge, eine Regel und eine Schulung geht.
Dürfen Schweizer KMU Kundendaten in ein Sprachmodell geben?
Nur mit Grundlage und Sorgfalt. Das revidierte Datenschutzgesetz verlangt Information und Zweckbindung; bei Berufsgeheimnissen — Treuhand, Anwaltskanzlei, Arztpraxis, Versicherungsberatung — gelten zusätzliche Pflichten. In der Praxis arbeiten Betriebe entweder mit Geschäftsverträgen ohne Trainingsnutzung oder sie anonymisieren vorher. Die Einzelfallprüfung ersetzt das nicht.
Reicht ein Abonnement für alle Mitarbeitenden?
Für Stufe zwei ja, und mehr braucht es zu Beginn nicht. Teuer wird es erst bei der Anbindung an eigene Daten; wer dort anfängt, zahlt für Infrastruktur, bevor klar ist, ob die Belegschaft mitmacht.
Wie lange dauert es, bis sich der Einsatz rechnet?
Auf Stufe zwei zeigen sich Effekte nach vier bis acht Wochen, wenn geschult wurde. Ohne Schulung bleibt die Nutzung bei wenigen Personen und die Rechnung geht nicht auf — das ist der häufigste Grund für Enttäuschung.
Was ist der Unterschied zwischen KI-Beratung und KI-Schulung?
Die Beratung entscheidet, wo etwas eingesetzt wird; die Schulung bringt die Belegschaft dazu, es auch zu tun. Beratung ohne anschliessende Schulung bleibt ein Papier.
Soll man auf eine Branchenlösung warten?
In der Regel nicht. Branchenlösungen kommen für jede Branche, aber die Zeitersparnis bei Offerten, Protokollen und Korrespondenz entsteht unabhängig davon und lässt sich jetzt holen.
Wie misst man, ob es tatsächlich Zeit spart?
Mit einem Nullpunkt vor dem Start: vier Wochen Zeitaufnahme bei drei Personen für die betroffene Aufgabe, danach derselbe Zeitraum unter neuen Bedingungen. Alles andere ist Schätzung.
Was gehört in eine innerbetriebliche KI-Regel?
Welche Zugänge erlaubt sind, welche Daten nicht hineindürfen (Personendaten, Lohndaten, Mandatsgeheimnisse, Zugangsdaten), wer Ergebnisse gegenzeichnet, bevor sie nach draussen gehen, und an wen man sich bei Unsicherheit wendet. Eine Seite genügt.
Über den Autor
Dieser Beitrag stammt von der Swiss IT Management AG in Wollerau SZ. Das Unternehmen betreut kleine und mittlere Betriebe in den Bezirken Höfe und March, am Zürichsee und im Raum Zug — vom Service Desk über die Infrastruktur bis zu Projekten rund um künstliche Intelligenz.
Mehr zum Unternehmen: Swiss IT Management, Wollerau, Telefon +41 44 244 05 42.